Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tanssiurheiluseura Cavalier ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen
rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.05.2018. Viimeisin muutos 18.04.2022.
1. Rekisterinpitäjä
Tanssiurheiluseura Cavalier ry, Tuottajankatu 10, 04440 Järvenpää
Sähköposti johtokunta@cavalier.fi.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kari Leminen, johtokunta@cavalier.fi, puh. 040 561 2838.
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön vapaaehtoinen suostumus
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (esim. valmennussopimus)
– yhdistyslaki, joka velvoittaa ylläpitämään jäsenrekisteriä sekä
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja yhteydenpito
jäsenistöön, valmentajiin ja toimihenkilöihin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä niitä jaeta kolmansille
osapuolille.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite,
osoite), ikä, sukupuoli, tiedot ryhmistä ja tapahtumista, joihin henkilö on ilmoittautunut tai
osallistunut, laskutustiedot ja muut mahdolliset jäsensuhteeseen liittyvät tiedot (esim. rooli
yhdistyksessä, taitotaso yms.).
Henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä henkilön irtisanoessa yhdistyksen jäsenyyden
edellyttäen, että henkilöllä ei ole suorittamattomia velvoitteita yhdistystä kohtaan. Henkilö
katsotaan eronneeksi ilman jäsenyyden irtisanomista, jos hän ei ole maksanut vuosittaista
jäsenmaksua eikä ole osallistunut yhdistyksen toimintaan kyseisen vuoden aikana.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä
käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden
tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.
Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenistöltä heidän ilmoittautuessa Cavalier ry:n jäseneksi
tai henkilön ilmoittautuessa Cavalier ry:n järjestämiin ryhmiin tai tapahtumiin. Tietoja voidaan
saada myös mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen
median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa
tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista
lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti muille tahoille. Tietoja toimitetaan kuitenkin Suomen
tanssiurheilun kattojärjestöille (STUL tai FDO; nimi, ikäluokka, taitotaso, tanssipari) heidän
kilpailija- ja parikortistoon.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta ja jäsenen suostumuksella myös EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle (esim. osallistujatiedot kansainvälisiin kilpailuihin).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot
suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston
fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii
siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen
turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden
toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus, mahdollisuus ja velvollisuus tarkistaa, ylläpitää
ja tarvittaessa muokata hänestä jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja. Hän voi myös pyytää
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö
tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön
esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-
asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
